会議の成功は「はじめ」と「最後」で決まる

本日はコンサル基礎スキルの一つである「会議の進め方」

いわゆる「ファシリティーテーション」スキルに関するご紹介です。

その中でも、最も簡単に効果が出やすい「会議のはじめ」と「会議の最後」にやるべき事をご紹介でします。

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会議のファシリテーションは得意ですか?

みなさん、突然ですが、ファシリテーションは得意ですか?

みんな好き勝手なこと言うし、自分が話したい事、決めたい事の議論がなかなかできないな

とか

いや、その話は前回決めたでしょ!

とか

前回お願いした事を全然やってくれない!

とか、

会議の難しさを実感したことないですか?

本日は、一度は実感したことがあるこのような事を解消する方法のご紹介です。

ファシリテーションスキルの最も基本的なことですが、最も効果があると私は思っています。

会議のはじめに実践すべき事

会議のはじめに実践すべき事、それは

「ゴールの設定」です。

・この会議の目的は〇〇です。と会議冒頭に説明するべきです。

よく、会議の目的の設定をしなさい!という話もありますが、ここでは目的ではなくゴールの設定と認識共有をオススメします。

目的ではなくゴールとしたのは、この会議が終わった時点で何を達成していたいか、

例えば

・〇〇を決めたいとか

・次回会議までの宿題事項を洗い出したいとか

この会議が終わった時点で何を達成したいかを明確にゴール設定し、

会議参加者全員の目線をそろえる事が重要という意味です。

そのゴール設定、認識あわせがきちんと最初にできていない会議は、

会議途中で「この会議は何が話したいんだろう」とか「何を決めたいんだろう」とか議論が発散しがちになります。

会議の初めには「ゴール設定・宣言」が不可欠です。

会議の最後に実践すべき事

会議の最後に実践すべき事。

それは

・決まった事と宿題事項のまとめ

です。

会議の失敗でありがちなことに、会議終了の時間がきてしまって、結局何が決まって、何が決まってないか、何が宿題かをきちんと認識あわせできずに終わることです。

会議って、いろんな人がいろんな意見を言うので、基本的に、どの議論ポイントも曖昧になりがちなんですよね。

だからこそ、会議の終わりに「決まったこと」「宿題事項」をきちんと認識あわせすることで

参加者全員の頭の整理と認識あわせをする必要があります。

そのため、会議が1時間であれば、残り5分ぐらいになったら、議論が途中であっても会議をストップし、「本日の決まった事と宿題事項整理」に進行を変える事がもっとも重要です。

また、宿題事項は「だれの宿題か」を明確にすることもポイントです。

例えば上司や先輩、目上の人や、クライアントなど、会議終了後に個別に宿題担当を割り当てるのが面倒な人も、会議の場であれば比較的用意に担当割り当てもできます。

最後に

本日は会議において重要なことをご紹介しました。

会議のはじめに「ゴール設定・宣言」をし、会議の終わりに「決まった事・宿題事項」を整理することが最も重要です。

本日も最後までお読みいただきありがとうございました。

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