プロマネチェックリスト3 課題管理は即時起票がポイント!

本日は課題管理のお話しをさせて頂きます。

前回の記事はこちら「プロマネチェックリスト2 リスク管理は前提条件を意識!がポイント 」です。

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はじめに

課題管理はPJT全体で起きている問題をタイムリーに可視化する上で重要なポイントとなります。

炎上プロジェクトでは課題が見える化されておらず、どんな問題がおきているかをプロジェクトマネージャーが把握できない状態に陥りがちです。

今回は課題を見える化するためのポイントを主に整理しています。

チェックポイント①:課題を管理するルールは明確か

まずはじめに課題を管理するツールやフォームを定義したいです。
エクセルを使うのか、それともRedmineやBacklog、JIRAなどのツールを用いるのかを定義する必要があります。

基本的にはプロジェクト全体で統一のツール・書式を用いたいところです。

次に、管理単位を決めたいです。

プロジェクト全体とするか、もう少し細かい単位とするかなどです。

次に、運用を決めたいです。課題起票から、棚卸、クローズまでのフローを定義します。

最後に、上記管理単位や、運用を回すうえで、必要な管理項目を整理し、ツールやエクセル上に入力できるようにします。

また、これらの内容をルール化し、プロジェクト全体に周知することも重要です

チェックポイント②:課題とTODOは区別できているか

課題管理表を作ると、課題とTODOが混在してしまいがちです。

同じ一覧で管理すること自体は問題ありませんが、それはTODOなのか、課題なのかの色付けは全体に必要です。

大規模プロジェクトになると、課題管理表のオープン課題は大量になりますが、その中で特に注視するべきものが何なのかは
すぐに見えるようにしたいです。

そのためにも、大玉課題の定義をして、その色付けをするなどの工夫も必要です。

チェックポイント③:見つけた人が起票できる空気を作る

課題発見は「悪いこと」ではない。むしろ歓迎!という空気をプロジェクトで醸成する事が重要です。

そのためにも、初めのルール周知の中にもスローガンとして課題起票歓迎を盛り込むことをお勧めします。

課題管理で一番重要なのは、まずは管理にのせることです。

それにより、現在の状況が見えるようになります。

チェックポイント④:担当者と進め方、期限を意識する

誰がボールを持っているか、どのように進めるか、いつまでに終わらせる必要があるかを意識します。

プロジェクトマネージャーやPMOは、上記観点が抜けている課題については積極的に「決めにいく」ことが重要になります。

最後に

課題管理はタイムリーに起票してもらい、プロジェクト全体として鮮度を保つことや、課題の重要度などを適切に管理することがまずは重要です。
その上で、ボール持ちや進め方、期限が明確になるように推進することが重要となります。

本日も最後までお読み頂きありがとうございました。

次回は「プロマネチェックリスト4 変更管理は開始タイミングと基準成果物を明確に 」です。

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